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Eventconsulting

Ronald TolaschFür die Planung einer Veranstaltung, besonders einer Großveranstaltung, sollte man viel Erfahrung mitbringen. Neben dem kreativen Teil der Arbeit sind viele Sicherheitsbestimmungen zu beachten. Genauso wichtig ist es, vorher zu wissen, wie man Menschen anspricht, besonders bei heiklen Themen wie Firmenübernahmen, Umstrukturierungen etc. Sie finden in mir einen Ansprechpartner, der besonders bei diesen Themen viel Erfahrung hat.

Ich bin seit 30 Jahren im Event Business und habe von der Schiffstaufe über Tagungen und Kongresse bis zum Open Air Festival mit 500.000 Besuchern alles realisiert. Das sind Erfahrungen, die andere nur mit extrem hohem Einsatz wettmachen können.

Events sollen einmalig sein und in der Erinnerung haften. Ich denke, dass Kreativität und Erfahrung im Umgang mit den Menschen wichtiger sind als große Etats.

Ich bin oft ungewöhnliche Wege gegangen. Vor 30 Jahren setzte ich Europas größte transportable Rückprojektionsfläche ein. Für die Firma Tengelmann habe ich die ersten Familienfeste als PR Events realisiert. 20.000 Gäste kamen zur ersten Veranstaltung und ein paar Jahre später waren es 500.000 Menschen.

Nur einige Zahlen:

  • Ich bin seit mehr als 30 Jahren im Geschäft.
  • Auf meine größte Veranstaltung kamen über 500.000 Menschen.
  • Meine kleinste Veranstaltung habe ich für knapp 30 Personen realisiert.
  • Ich habe Projekte in über 10 verschiedenen Sprachen produziert.
  • Meine größten Projektionen liefen auf über 200 qm.

Ein paar Zitate aus Pressemeldungen:

  • "Die größte Veranstaltung auf dem Olympiagelände seit den Spielen 1972"
  • "Die größte Veranstaltung im Tierpark seit Erfindung des Fernsehers"
  • "Eine Projektion, die Cineasten vor Neid erblassen lässt"

Je nach Aufgabenstellung betreue ich Ihr Event vom ersten Gedanken über die Suche der Location, die Ausarbeitung der Präsentationen bis zur Nachbereitung. Hier nur einige Stichworte:

  • Veranstaltungskonzept
  • Finanzierungskonzept
  • inhaltliches Konzept
  • Locationsuche
    • Kongresscenter
    • Location für Rahmenprogramm
    • Hotelkapazitäten
  • Einladungen
  • Handouts, Namensschilder
  • Werbung
  • Präsentationen
  • An-, Abreise, Transfers während der Veranstaltung
  • Dekoration
  • Veranstaltungstechnik
  • Dolmetscher
  • Referenten und Künstler
  • Catering

(Diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Dafür sind Veranstaltungen zu unterschiedlich.)

Oder einfacher: Ich kann Ihnen alle Arbeiten abnehmen, die für den Erfolg Ihrer Veranstaltung wichtig sind. Dabei bin ich kein Einzelkämpfer. Ich bin Bestandteil eines großen Netzwerks. Mit dabei unter anderem Trainer, Caterer, Künstleragenturen, Techniker.

Jahrestagungen

Wie in jedem Jahr lädt die REWE Südwest etwa 900 Führungskräfte zu einer Info-Veranstaltung ein. In Vorträgen und Talkrunden arbeitet die REWE das vergangene Jahr auf und setzt Ziele für das nächste.

Ich betreue Tagungen von der Suche der Location über die Inhalte bis hin zur An- und Abreise. Dabei erstelle ich alle Tagungsunterlagen, die Vorträge und Videoeinspieler. Ich engagiere externe Referenten und Künstler, stelle die Technik und das Personal. Oder einfach: Ich kümmere mich um alles, was zur Tagung benötigt wird.

Firmenübernahmen

Bei der Übernahme von Betrieben oder ganzen Unternehmen ist es wichtig, die Ängste der betroffenen Mitarbeiter und Geschäftspartner ernst zu nehmen.

Ich betreue nicht nur die Informationsveranstaltungen, ich erarbeite mit meinen Partnern Konzepte zum Umgang mit den betroffenen Menschen. Es hat sich gezeigt, dass eine gute Informationspolitik der Unternehmensführung Betriebsübernahmen unkomplizierter und preiswerter macht, vom besseren Betriebsklima ganz abgesehen.

Jubiläen

Tengelmann feiert in München das 100jährige Bestehen. Mit 500.000 Besuchern übertrifft dieses Fest alle Erwartungen. In der Tageszeitung war zu lesen: "Das größte Ereignis auf diesem Gelände seit den Olympischen Spielen".

Mit dem Werbeleiter erstelle ich ein erstes Konzept und einen Finanzplan. Wir suchen gemeinsam Sponsoren. Veranstaltungen dieser Art waren bis dahin unbekannt. So planen wir offiziell mit 50.000 Besuchern (wir wollen uns nicht lächerlich machen) und dimensionieren alles für 100.000 Menschen. Die Planung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den Ordnungsbehörden, Feuerwehr, Polizei und dem Flughafen. Dass es schließlich 500.000 Besucher waren, hat auch uns überrascht. Wir hatten die Werbepower des großen Lebensmittelkonzerns unterschätzt. Trotzdem waren die zwei Tage auf dem Olympiagelände ein voller Erfolg.

Auf mehreren Bühnen gab es Musikprogramm. Mit dabei u.a. die Oldiegruppen The Tremeloes (Silence is golden), The Searchers (Needles and Pins) und Mungo Jerry (In the Summertime), Nickie (I bin a bayrisches Cowgirl), Wolfgang Fierek (Resi I hol di mit mei'm Traktor ab), Michael Schanze (Kinderquatsch) und Moderator Ingo Lück. Auf anderen Bühnen sendeten die lokalen Radiostationen live.

Neben vielen Acts wie Kunstskispringen, Feuerschlucken, Entfesselungen gibt es spezielle Aktionen für Kinder und natürlich ganz viele Verkostungsstände und Bierzelte. Abgeschlossen wird dieses Event mit einem Hochfeuerwerk.

PR Events

In der Tagespresse war zu lesen:
"Die größte Veranstaltung im Tierpark seit Erfindung des Fernsehers".

Mit 36.000 Besuchern war das Familienfest der PRO ein Megaevent. Werbewirksam waren nicht nur die Presseartikel. Ich habe im Vorfeld für eine flächendeckende Werbung auf Plakaten und im Radio gesorgt.

War der Tierpark an sich schon ein lohnendes Ziel, habe ich mit Livemusik, vielen Aktionen und Verkostungsständen bei den Besuchern für einen unvergesslichen Tag gesorgt. Ein positives Image für den Lebensmittelkonzern.

Oft organisieren meine Kunden Teile der Veranstaltung in Eigenregie. Hier bekam ich einen Etat und durfte alles selbst entscheiden. Es gab nur wenige Abstimmungsgespräche. Ich konnte die Location aussuchen, die Werbung gestalten, das Programm aus Verkostung, Künstlern, die Beteiligung von Vereinen, die kostenlose Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, aber auch die Müllbeseitigung selbst organisieren.

Betriebsratsveranstaltungen

Der REWE Betriebsrat lädt alle Mitarbeiter zu einer Informationsveranstaltung ein. Die Halle ist unterteilt in einen Info-Teil und einen Show-Part. Im Anschluss an die Informationen wird gefeiert, denn die Teilnahme an der Veranstaltung ist freiwillig.

Mehrfeldprojektionen werten Veranstaltungen auf. Man kann sie wie hier mit getrennten Bildern realisieren oder als Softedgeprojektion. Bei dieser Technik hat der Zuschauer den Eindruck eines einzigen sehr breiten Bildes.

Willkommensveranstaltung

Jedes Jahr fangen bei der REWE Nord etwa 450 Azubis an. Auf der Begrüßungsveranstaltung im Heidepark Soltau werden sie und ihre Eltern von der REWE willkommen geheißen.

Auf großer Bühne und 6 Projektionsflächen stellt sich die REWE Group den 900 Gästen als großes europäisches Handels- und Touristikunternehmen vor. Anschließend vergnügen sich die Gäste im Heidepark.

Internationale Vertriebstagungen

Auf der Vertriebstagung der Kühne KG treffen sich Mitarbeiter aus vielen Ländern.

Ich kümmere mich um Beschallung, Licht, Projektion und Deko. Außergewöhnlich für so kleine Veranstaltungen ist die von mir gelieferte Dolmetscheranlage, denn fast alles muss für die ausländischen Vertriebspartner übersetzt werden.

Liveveranstaltungen

Wie in jedem Jahr lädt die REWE Südwest etwa 900 Führungskräfte zu einer Informationsveranstaltung ein. In Vorträgen und Talkrunden arbeitete REWE das vergangene Jahr auf und setzte Ziele für das nächste.

Mitarbeiterfest

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Mit 56 m Breite ist es die größte Panoramaprojektion unserer Geschichte. Sie ist so breit, dass wir sie nicht einmal fotografieren konnten. 5.000 Besucher sowie Prominenz wie Gerhard Schröder erwartete die REWE zur Lagereinweihung. Für den Aufbau der Technik standen uns nur wenige Stunden zur Verfügung, denn der Lieferbetrieb der REWE Märkte durfte nicht gestört werden. Durch den Wechsel von großen und kleinen Bildflächen bauten wir die Projektion um die Deckenträger der Lagerhalle herum. Kein Mensch konnte aus so kurzem Abstand das gesamte Bild überblicken. Deshalb zeigten wir die gleiche Show dreimal nebeneinander. Nur einfache Schlüsselbilder gingen über das ganze Bildfeld. Das sparte Produktionskosten und kein Zuschauer hat es gemerkt. Um den Aufbau zu vereinfachen, montierten wir alle Projektionsflächen an einer nach vorn geneigten 56 m langen Traverse. Durch das Kippen der Leinwände könnten wir die Projektoren auf dem Boden platzieren. Durch diese Arbeitsersparnis konnten wir den Zeitplan einhalten. Inhalt der Show war natürlich das neue vollautomatische Lager und dessen Abläufe. Daneben wurde die REWE Geschichte und ihre Bedeutung am Markt dargestellt. Die Produktionszeit betrug etwa 2 Monate. Die Veranstaltung wurde zusätzlich auf Beamern auf die Freiflächen übertragen.

Projektionstechnik

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Ich liefere und betreue Projektionstechnik für jeden Einsatz. Hier montieren wir vier Hochleistungsprojektoren als Tandemprojektion unter der Hallendecke.

Bei der Tandemprojektion projizieren zwei Beamer das gleiche Bild auf jeweils eine Leinwand. Damit wird nicht nur das Bild heller, den Ausfall eines Projektors während der Veranstaltung würde kein Zuschauer registrieren.

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Kameraübertragungen

Ich realisiere Kameraübertragungen für Events. Die Bilder sind live auf der Leinwand zu sehen, können aufgezeichnet und auf Wunsch auch in Realtime im Internet bereitgestellt werden.

Interessant für internationale Kongresse:
Die Kameras zeichnen 4 Tonspuren synchron auf. Wenn Sie mehr Sprachen benötigen, ist das auch kein Problem.

Beschallung

Ich sorge für den guten Ton auf Ihrem Event, ganz gleich, ob es sich um eine einfache Hotelbeschallung, den Ton auf einer Tagung oder den satten Sound einer Band auf einem Open Air Event mit tausenden von Zuschauern handelt.

Licht

Ich gestalte mit Licht, schaffe Stimmungen und sorge für Ihr gutes Aussehen vor der Kamera. Licht ist für mich mehr als nur Helligkeit. Ganz gleich ob es sich um Bühnen, Messestände oder andere Objekte handelt.

Dekoration und Bühnenbau

Die Dekoration der Events ist sehr vielschichtig. Da ist zum einen das generelle Design, das sich überall, von der Einladung bis zur Abendveranstaltung, wiederfinden soll. Zum anderen sind es viele Details, die mit viel Mühe zusammengetragen werden müssen. Der Gast merkt diesen Unterschied.

Meist entwickle ich ein Gestaltungskonzept, abgestimmt auf das Unternehmen, den Anlass und die Location. Die Ausführung überlasse ich professionellen Bühnenbauern, Dekorateuren und Floristen, um nur einige zu nennen.

Besonders gern nutze ich Licht für die Raumgestaltung. Der Vorteil: Es ist preiswert. Mit Licht lassen sich Stimmungen erzeugen, Logos projizieren. Licht kann sich verändern.

Eine Bühne und eine Leinwand,
das geht schnell, ist preiswert, sieht gut aus und macht große Bilder in kleinen Räumen.

Feste Installationen und Messen

In der Hamburger Edel-Diskothek Privileg laufen 3D Monitore. Auf vielen Messen steht neben solchen Monitoren die 3D Videowall, eine von nur vier weltweit. Die 3D Monitore und die Videowand funktionieren ohne Brille.

Für viele Messen wird ganz spezielle Technik benötigt. Das geht von der einfachen Lichtschranke bis hin zur komplexen Mediensteuerung. Unternehmen wie Tchibo, Eppendorf Gerätebau, Glaxo und Krupp haben meine Installationen eingesetzt. Für Architekten bin ich kompetenter Ansprechpartner, wenn es um das Konzept und die Geräte für Konferenzräume und Veranstaltungssäle geht.

Ich weiß, was gebraucht wird, empfehle nur zuverlässige Technik und achte darauf, dass der technisch Normalbegabte sie bedienen kann.

Dolmetscheranlagen

Für internationale Veranstaltungen liefere ich Dolmetscheranlagen. Die Technik hat sich auf vielen internationalen Kongressen bewährt.

Dabei ist es gleich, ob sie 30 oder 3.000 Zuhörer haben.

Auf Wunsch vermittle ich den Kontakt zu professionellen Synchrondolmetschern.

Rahmenprogramm und Künstler

Künstler sollen zu Ihrem Unternehmen, Ihrem Produkt oder Ihrer Zielgruppe passen. Meist haben meine Kunden sehr genaue Vorstellungen und oft versuchen sie diesen "schönen" Job selbst zu erledigen. Dabei gibt es im Kleingedruckten der Verträge Klauseln, die immer wieder zu Ärger führen. Hier drei Beispiele:

  • TV Klausel
    Kann der Künstler am Veranstaltungstag im Fernsehen auftreten, darf er der Veranstaltung fernbleiben.
  • Foto- und Filmklausel
    Es ist untersagt, während des Auftritts zu fotografieren oder zu filmen.
  • Technik und Begleitband
    In diesen beiden Punkten sind oft erhebliche Kosten versteckt, die der Laie nicht überblickt.

Leider gibt es noch mehr Stolpersteine auf dem Weg zu einem erfolgreichen Auftritt.

Künstler werden von verschiedensten Agenturen angeboten. Wer in dieser Materie nicht zu Hause ist, wird mehrere Zwischenhändler beschäftigen. Nicht nur, dass alle bezahlt werden wollen, die Abstimmung wird unnötig langsam und problembehaftet. Dabei lassen sich viele Prominente ganz einfach über das Arbeitsamt buchen. Ich schreibe das so klar, da ich mit allen meinen Kunden einen offenen und ehrlichen Umgang pflege.

Hier eine kleine Zusammenstellung von Künstlern, die auf "meinen Bühnen" aufgetreten sind:

Cirque Soleil, Scharlatan Theater, Spider Murphy Gang, Jonny Logan, Roland Kaiser, Bad Boys Blue, Robin Gibb, Bryan Ferry, Buena Vista Social Club, Nena, The Searchers, Mungo Jerry, The Tremeloes, Wolfgang Fierek, Michael Schanze, Vicky Leandros, Klaus & Klaus, Joy Flemming, Roberto Blanko, Nino de Angelo, Silvio Francesco, Ingrid Peters, ...

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Design und Handouts

Für eine Veranstaltung muss in der Regel viel gedruckt werden. Diese Arbeiten führe ich meist selbst durch. Folgende Arbeiten stehen oft an:

  • Motto- und Designentwicklung
  • Einladung (Warum nicht mal als Flaschenpost?)
  • Begrüßungsschreiben auf dem Zimmer
  • Namensschilder
  • Fahnen, Transparente, Stellschilder
  • Tagungsunterlagen
       Programme
       Schreibblocks
       Kugelschreiber
       Referate
  • Workshopmaterial
  • Speisekarten
  • etc.

Diese kleine Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Dafür sind Veranstaltungen zu unterschiedlich.

Drucken

Nur in Ausnahmefällen lasse ich in klassischen Druckereien fertigen. Meist versende ich die Aufträge an Internetdruckereien. Die Qualität hat bisher immer gestimmt und die Preise sind extrem günstig.

Präsentation

Powerpoint ist aus Veranstaltungen (leider) nicht mehr wegzudenken. Dass Videos und Audiodateien eingebunden werden, ist eine Selbstverständlichkeit. Da dem so ist, mache ich das Beste daraus.

Interessant ist, dass viele Unternehmen meinen, sie könnten alles selbst machen. Oft sind sie froh, vor Ort einen kompetenten Ansprechpartner für dieses scheinbar einfache Thema zu haben.

Niedrige Decken begrenzen oft die Bildgröße.

Hier projiziere ich Powerpoint aus einem Rechner auf drei Beamer. Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Möglich sind auch Softedgeprojektionen. Hierbei kann man nicht sehen, wo die Bilder zusammengesetzt sind.

Auch bei diesen MultiScreen Projektionen können Sie Ihre Powerpoint Präsentation selbst fertigen: einfach die Bildbreite in der Seiteneinstellung auf ein Vielfaches erhöhen:

1 Feld = 25,4 cm
2 Felder = 50,8 cm
3 Felder = 76,2 cm
4 Felder = 101,6 cm

Die Steuerung der Bilder kann durch Präsentationssoftware oder wie hier mit dem Live-Mischer erfolgen. Software-gesteuerte Projektionen erlauben filmähnliche Shows und beeindrucken die Zuschauer mit Schnelligkeit, Effekten und sattem Sound. Bei diesem Vortrag mische ich mehrere Kamera- und Computersignale live. Es gibt Powerpointpräsentationen auf einer, zwei oder sogar allen drei Bildflächen. Nach Bedarf werden Videoeinspieler und Livebilder der Übertragungskameras hinzugemischt.

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